Työnantajan muistilista ulkomaista työvoimaa palkattaessa

Globalisaatio, ihmisten muuttoliike valtioiden rajojen yli sekä osaavan kotimaisen työvoiman puute ovat osaltaan johtaneet siihen, että nykypäivänä entistä useampi Suomessa toimiva työnantaja palkkaa palvelukseensa ulkomaista työvoimaa. Tähän artikkeliin on koottu työnantajille muistilista niistä asioista, jotka on otettava erityisesti huomioon palkattaessa ulkomaalaista työvoimaa.

Artikkelissa ei käsitellä lähetettyihin työntekijöihin liittyviä erityiskysymyksiä.

1. Työ- ja oleskelulupiin liittyvät asiat

Työnantajalla on velvollisuus varmistaa, että ulkomaalaisilla työntekijöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Työnteko-oikeuden peruste riippuu työntekijän kansalaisuudesta, Suomessa tehtävästä työstä sekä työsuhteen kestosta. Helmikuussa 2023 voimaan tulleilla ulkomaalaislain muutoksilla ulkomaalaislakiin lisättiin kaksi uutta lupaperustetta, ja nykyään erityisasiantuntijoille sekä Suomessa tutkinnon tai tutkimuksen suorittaneille voidaan myöntää erityisten edellytysten nojalla oleskelulupa työntekoa varten.

Edellä mainittujen muutosten myötä säädettiin myös uudesta työnantajan sertifioinnista. Sertifiointi voidaan hakemuksesta myöntää työnantajille, jotka palkkaavat palvelukseensa paljon ulkomaista työvoimaa ja jotka on todettu luotettaviksi toimijoiksi oleskelulupa-asioissa. Sertifiointi nopeuttaa työntekijän työnteon perusteella haettavan oleskelulupahakemuksen käsittelyä, joten sen hakeminen voi olla hyödyllistä työnantajalle.

Työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus säilyttää työpaikalla tiedot ulkomaalaisesta työntekijästä ja hänen työnteko-oikeutensa perusteesta. Nämä tiedot on säilytettävä kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä ja työnantajan on tarvittaessa esitettävä tiedot työsuojeluviranomaiselle.

Jos työnantaja solmii työsuhteen muun kuin EU- tai ETA-kansalaisen tai näiden perheenjäsenen kanssa, työnantajalla on velvollisuus toimittaa Maahanmuuttovirastolle tiedot työntekijästä, työsuhteen kestosta, palkasta ja sovellettavasta työehtosopimuksesta. Työnantajan tulee lisäksi ilmoittaa työpaikan luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle ja työsuojeluvaltuutetulle ulkomaalaisen työntekijän nimi sekä hänen työsuhteessaan sovellettava työehtosopimus. Ilmoitusvelvollisuuksien laiminlyönti on säädetty ulkomaalaislain nojalla rangaistavaksi.

2. Työsuhteen ehdot

Työnantajan on myös huomioitava, että palkatessaan ulkomaista työvoimaa, määrittyvät työntekijän työsuhteen vähimmäisehdot, kuten palkka ja työaika, lähtökohtaisesti Suomen työlainsäädännön ja muun työoikeudellisen sääntelyn nojalla. Näin on tilanne silloin, kun ulkomaalainen työntekijä muuttaa Suomeen ja työ tehdään Suomessa. Sen sijaan, mikäli ulkomaalainen työntekijä tekee työtä ulkomailta Suomessa sijaitsevalle työnantajalle, tilanne ei ole yhtä yksinkertainen, vaan vaatii tarkempaa selvitystä siitä, mikä on työntekijälle läheisin valtio.

Lähtökohtaisesti työnantajan on aina kohdeltava ulkomaalaista työntekijää yhdenvertaisesti suomalaisen työntekijän kanssa. Mikäli työnantaja kohtelee työntekijää huonommin tämän kansalaisuuden perusteella, esimerkiksi tarjoamalla heikommat työsuhteen ehdot, työnantaja voi syyllistyä syrjintään.  

3. Sosiaaliturva

Ulkomaalaisen työntekijän sosiaaliturva määräytyy joko työnteon (kuten työeläke- ja tapaturmavakuutus) tai asumisen (kuten sairausvakuutus) perusteella. Sosiaaliturvan määräytymiseen vaikuttaa myös se, onko työntekijä kotoisin EU- tai ETA-valtiosta tai valtiosta, jonka kanssa Suomella on sosiaaliturvasopimus vai valtiosta, jonka kanssa Suomella ei ole tällaista sopimusta. Tästä syystä kaikkiin tapauksiin soveltuvaa yleistä ohjetta sosiaaliturvan määräytymiselle ei ole, vaan sosiaaliturvakysymykset kannattaa varmistaa kunkin ulkomaalaisen työntekijän osalta erikseen.

Pääsääntönä kuitenkin on, että työntekijä, joka tekee työtä Suomessa ja Suomessa sijaitsevan työnantajan lukuun, vakuutetaan myös Suomessa. Näin on erityisesti työeläkelakien sekä tapaturma- ja ammattitautilain mukaan. Näihin liittyy kuitenkin poikkeuksia riippuen siitä, kuinka pitkän ajan ulkomaalainen työntekijä työskentelee Suomessa. Tästä syystä työnantajan kannattaa varmistaa kussakin yksittäistapauksessa, miten sosiaaliturva hoidetaan.

4. Verotus

Suomessa työtä tekevän ulkomaalaisen työntekijän verotus riippuu siitä, pidetäänkö häntä Suomessa yleisesti vai rajoitetusti verovelvollisena. Jos ulkomaalainen työntekijä asuu verovuonna Suomessa, hän on yleisesti verovelvollinen ja häntä verotetaan kaikista sekä Suomesta että ulkomailta saaduista tuloista Suomessa. Sen sijaan, jos työntekijä asuu ulkomailla eikä oleskele Suomessa yli kuutta kuukautta, hän on verovelvollinen Suomessa vain Suomesta saaduista tuloista, ellei verosopimus estä myös tämän tulon verottamista joko kokonaan tai osittain. Verotukseen liittyvät asiat voivatkin aiheuttaa hankalia tulkintatilanteita, joten kääntyminen asiantuntijan puoleen on suositeltavaa.

Jos työntekijä on yleisesti verovelvollinen, on työnantajan noudatettava samaa verotukseen liittyvää ilmoitus- ja tilitysmenettelyä kuin muidenkin työntekijöiden kohdalla. Jos taas työntekijä on rajoitetusti verovelvollinen, työnantajan on lähtökohtaisesti perittävä hänen tuloistaan lähdeveroa ja tällöin työnantajalla on myös kirjanpito- ja muistiinpanovelvollisuus lähdeveronalaisista suorituksista. Jos työnantaja jättää lähdeveron perimättä, lähdevero määrätään perittäväksi työnantajalta. Työnantajan on ilmoitettava rajoitetusti verovelvolliselle maksettua palkkaa ja perittyä lähdeveroa koskevat tiedot tulorekisterin palkkatietoilmoituksella. Jos rajoitetusti verovelvollinen työntekijä työskentelee pääasiassa muualla kuin Suomessa, työnantajan ei tarvitse lähtökohtaisesti periä palkasta lähdeveroa. Tiedot on kuitenkin tällöinkin ilmoitettava tulorekisteriin.